こんにちは、特定社会保険労務士の延島です。
来月の新入社員の入社に備えて、労働契約書の作成や入社書類の回収などのご相談が増える時期です。
今年の愛玩動物看護師試験は昨年より難しかったようで、4月入社予定の方から結果に不安が…という声もあるようです。
労働条件として看護師資格手当をつけているが、もし不合格だった場合はどうしたらよいのか、、、というご相談があります。
賃金規程で愛玩動物看護師資格の有資格者と決めてあれば、残念ながら不合格の方は支給されなくなります。
ただし、この手当がないことで最低賃金を下回るときは、基本給の見直しや調整手当などといった項目で最低賃金を下回ることがないように注意が必要です。
この手当は愛玩動物看護師件に合格して登録した方に支給します、といったことも事前に伝えてあげておくと、不信感やトラブルを防げます。
入社書類は次のようなものが必要です。
多い・・・ですね。
webで手続きできるサービスも増えてきましたので、入退社が多いところは検討してみましょう。
当事務所では、スマートHR、マネーフォワードを使っていますが、労働契約書の締結もWEBで完了できるので、完全ペーパーレスになり個人的にはとても便利です！
無料で使えるものもありますので、興味がある方はご相談くださいね。
入社書類のうち①～⑦は会社が用意します。
入社前に渡しておき、入社日に記入したものを持ってきてもらうとスムーズです。
①労働条件通知書
2024年4月から明示事項が追加されました。
就業場所・業務の変更の範囲、更新上限の有無、無期転換申込機会、無期転換後の労働条件の記載が必要です。
https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_32105.html
新様式の労働条件通知書が公開されていますので、記載漏れがないようにしましょう。
https://www.mhlw.go.jp/content/11200000/001156118.pdf
山下先生のブログ「雇用契約書の記載内容が変わります」でも詳しく解説していますので参考にしてください。
②扶養控除等異動申告書
入社年度の者が必要ですので、国税庁のホームページから最新のものをダウンロードして使用しましょう。
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/pdf/2024bun_01.pdf
③通勤経路・通勤費についての届
職場により様々なフォーマットがあると思います。
定期代のコピーをもらうだけのところもありますが、経路についても提出いただくと、適切な区間を使っているか、規程に沿った内容か確認できます。
③口座振込同意書
給与を銀行振込で支給するところが多いと思いますが、実は同意が必要です。
口座情報の提出と同意書をかねておくと便利です。
山梨労働局の様式を参考に作成してください。
https://jsite.mhlw.go.jp/yamanashi-roudoukyoku/content/contents/000909329.pdf
さて、△のマークは必須書類ではないですが、できればあったほうがよいものです。
特に⑦緊急連絡先は、職場で大きなケガをしたときなど、どなたに連絡をするのか確認しておきましょう。
決まった様式はありませんので、連絡先の氏名、電話番号など必要な情報を書いてもらいましょう。
個人情報になりますので適切に管理しましょう。
当社でも使っているスマートHRでは、こういった手続きがweb上で完了して書類の用意も必要ないのが便利です。（←回し者ではありません）
⑤誓約書と⑥身元保証書も決まった形式はありませんが、会社の禁止事項など就業規則から抜粋して記入しておくとわかりやすいでしょう。
⑩の健康診断書は3ヶ月以内に受診している方は提出してもらいます。
健診を受けていないときは、雇入時健康診断を入社後1ヶ月以内に実施しましょう。
健康診断の費用は会社が負担しますので、費用を節約するため入社前に自費で受けてきてね～などはダメですよ🙅♀️
⑪～⑬は卒業や資格の証明ですので提出してもらうかは会社によりけりです。
取得の手間がかかることが多いので、わざわざ出していただくことは少なくなったかもしれません。
ただし、業務を行うために必須の資格などがある場合は、資格証明を確認しておくようにしましょう。
うちの職場は人数も少ないし、手続きに必要なものだけ出社してから出してもらっている～というところもあるかもしれません。
人数が少ない職場こそ、きちんとしておくことをお勧めします。
特に労働条件については内定通知を出してそれっきりにしていないでしょうか。
最初にあったように、看護師手当を含めての金額だったから、不合格者は減額とする場合、その点が明示されていなければなりません。
新卒の方は初めて働く人がほとんどで、書類や手続きにも不慣れです。
入社前に書類を提示して、きちんと説明してあげることで不安も解消されて、これから働く職場への信頼に繋がります。
4月は入社が多く、毎年のように日本年金機構や健康保険組合が混み合い社会保険の手続きが遅れがちです。
一日でも早く保険証をお届けしたいところですが、必要書類が揃わないと手続きが出せません。
事前に書類を渡しておき、入社日に回収できるようにしておくと、その後の手続きも速やかです。
春、これから一緒に働く大切な仲間が増えますね🌸
会社も不安と期待を抱えていると思いますが、コンプライアンスに添った適切な手続きは、会社が思っている以上に信頼関係を構築するために大切なことです。
出雲労働基準監督署のリーフレットで「雇入れ時の三箇条」があります。
其の一、其の二はこのブログで書いた内容ですが、其の三「教育すべし」が入社後は最も大事で会社も苦心するところでしょう。
そのためにも、其の一、其の二は確実に実施しておきましょう。
社会保険労務士法人ぶれすは、経験豊富な社労士が「働きやすい会社づくり」を全力でお手伝いいたします。
